Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

Privacy en anonimiteit

Het is in ieders belang om privacy goed te beschermen in het medewerkersonderzoek. Alleen als medewerkers zeker weten dat hun antwoorden strikt vertrouwelijk worden behandeld, zullen ze eerlijk antwoord durven geven op de vragen. En dat is een voorwaarde om een goed beeld te krijgen van zichzelf en dus uiteindelijk ook van de gehele organisatie. Bovendien bevordert vertrouwen in anonimiteit de respons. SKB heeft 25 jaar ervaring met vertrouwelijk medewerkersonderzoek en weet als geen ander hoe belangrijk het is om dit goed te regelen. 

Wat zegt de wetgever?

De belangrijkste wet op dit punt is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) heeft vervangen. De AVG beschrijft onder andere wie welke verantwoordelijkheid heeft in het bewaken van de privacy van de medewerker, waarbij er 3 rollen worden beschreven:

  1. De opdrachtgever van het medewerkersonderzoek, doorgaans de werkgever, heet in de wet “Gegevensverantwoordelijke”. Zij is initiatiefnemer van het onderzoek en heeft o.a. de plicht om de medewerkers te informeren over het doel van het onderzoek, over de wijze waarop de resultaten gerapporteerd worden en aan welke partijen zij persoonsgegevens verstrekt.
  2. SKB is de uitvoerder van het onderzoek en in formele zin volgens de wet de “Verwerker” van onderzoeksgegevens. De belangrijkste plicht voor SKB is het borgen van de vertrouwelijkheid waarbij in een Bewerkersovereenkomst tussen opdrachtgever en SKB wordt afgesproken welke persoonsgegevens mogen worden verzameld en welke bewerkingen door SKB met deze gegevens mogen worden uitgevoerd.
  3. De medewerkers dragen volgens deze wet de rol van “Betrokkene”. Zij zijn altijd vrij om te kiezen of zij deel willen nemen aan een medewerkersonderzoek. Medewerkers hebben te allen tijde het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens.

Wat doet SKB om de privacy in het medewerkersonderzoek te waarborgen?

In alle fasen van een onderzoeks- en verbetertraject besteedt SKB veel aandacht aan de bescherming van privacy en hoe je daar goed over kunt communiceren. In de voorbereidingsfase geven we daar voorbeelden van. Daarnaast nemen we diverse maatregelen als het gaat om het uitleveren van rapportages.

Rapportage

Rapportages over individuele gegevens, of over kleine groepen leveren wij alleen uit aan professionals met een beroepscode. Dat zijn bijvoorbeeld bedrijfsartsen, arbeidspsychologen of een persoonlijke coach. Voor deze professionals zijn deze gegevens zeer bruikbaar om de individuele medewerker te adviseren en te begeleiden, bijvoorbeeld in het kader van een Preventief Medisch Onderzoek.

Aan werkgevers worden onderzoeksresultaten alleen gerapporteerd op groepsniveau. Werkgevers krijgen dus nooit inzicht in individuele antwoorden. De minimum groepsgrootte waarover werkbelevingsvragen worden gerapporteerd bedraagt 10 personen. Voor gezondheidsvragen geldt een minimum van 15. Als het aantal medewerkers in een groep kleiner is dan de minimumgrens voor rapportage, wordt het exacte resultaat (het rapportcijfer en/of het percentage) niet getoond. Wel wordt aangegeven of de groep het significant beter of slechter doet dan de benchmark waarmee vergeleken wordt. Op die manier kunnen we ook bij een kleine groep signalen tonen zonder de privacy van de deelnemers te schaden.

Gedragscode en privacyreglement

Als lid van de branchevereniging MOA (Center for Information Based Decision Making & Marketing Research) houdt SKB zich vanzelfsprekend aan de privacyregels uit de ”Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek”. Deze is door het College Bescherming Persoonsgegevens goedgekeurd (Staatscourant, 2004, nr. 36). Ook zijn wij in het bezit van het keurmerk Fair Data (van MOA), wat betekent dat wij op verantwoorde wijze met persoonsgegevens omgaan en ons aan strikte regels houden. SKB hanteert daarnaast een privacyreglement met aanvullende maatregelen. Je kunt dit document altijd bij ons aanvragen.