Eigenlijk geen tip maar een voorwaarde waaraan voldaan moet worden. Mocht de veiligheid (deels) ontbreken binnen het team dan zal je hier eerst aan moeten werken. Zonder minimale veiligheid kan de dialoog niet opgestart worden. Overigens kan werken aan veiligheid ook een uitkomst zijn vanuit de dialoog om te verbeteren. Benadruk ook altijd dat alles mag en dat er geen ‘goed’ of ‘fout’ is. Respect tonen naar elkaar is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle bijeenkomst.

Omdat een gespreksbegeleider geen vast onderdeel uitmaakt van het team kan deze meer objectief en met een andere blik naar binnen kijken. Een gespreksbegeleider ziet de vraag achter de vraag en bereikt hierdoor meer diepgang. Deze ‘externe’ kan bijvoorbeeld ook een HRM adviseur zijn binnen de organisatie zelf.

Soms zie ik als gespreksleider al lang waar een discussie naartoe gaat. De kunst is dan om me in te houden. Het is veel krachtiger om het team zelf te laten leren en tot een oplossing te komen. Iets wat door het team zelf wordt aangedragen dat beklijft pas echt. Trouwens, door me in te houden word ik ook vaak positief verrast door leuke nieuwe ideeën. Ik vergelijk het vaak met mijn vaderschap. Je wilt je kroost beschermen en het liefst alle tegenslagen voor ze weghalen. Maar als je dat doet dan help je ze uiteindelijk niet om zichzelf te vormen voor het echte leven.

Wat ik veel zie gebeuren in de gesprekken is dat we elkaar proberen te overtuigen van standpunten. We proberen ons standpunt erdoor heen te duwen. Vaak doen we dit onbewust. ‘Je vindt toch ook dat het zo niet langer kan’ of ‘Je zult begrijpen dat we dat zo moeten gaan doen’. Deze ‘duw technieken’ dragen nooit bij aan een open discussie. Op deze manier voelt iemand van de ander geen ruimte om te reageren. Interesse tonen en het stellen van open vragen levert vaak veel meer informatie op. Je voelt als collega de uitnodiging om je mening en gedachten te delen. Je voelt je gehoord en je gaat er samen voor.

Ook de non verbale communicatie geeft mij altijd veel informatie. Hoe zit iemand erbij? Is er een actieve houding? Draait iemand weg bij een bepaald onderwerp? Een open deur, maar ik zie zelden dat dit ook door teamleden wordt benoemd. Heb hier oog voor en benoem wat je ziet. Vaak voelt het als confronterend en ongemakkelijk maar de kans is groot dat je met elkaar wel tot de kern komt van waaruit je kunt gaan bouwen en verbeteren.

Hoe zit de groep in elkaar? Wat kun je zeggen over het type mens binnen de groep? Ik hoef maar te beginnen over de rode, groene en blauwe menstypen van Carl Jung en iedereen geeft een blijk van herkenning. Als gespreksleider kun je met behulp van deze menstypen kijken of de groep uitgedaagd kan worden om de sterke kanten van elkaar te benutten. Concreet betekent dit dat ik de rode teamleden wat vaker terughoudend laat zijn en groen en blauw uitdaag om zich meer te laten profileren. Succes verzekerd als je zo eenieders krachten weet te benutten.

Vaak hangt het ene knelpunt samen met het andere en voordat je het weet is alles terug te voeren op dat grote allesomvattende ‘probleem’ van de organisatie. Probeer het vooral klein te houden. Kijk wat je als team wél kunt bereiken door het zetten van kleine stappen. Vanuit dat eerste kleine succes zullen er dan nog vele volgen. Best grappig eigenlijk dat vaak na afloop van een team bijeenkomst wordt benoemd dat het eerste succes al is bereikt: het nemen van eigen regie en echt met elkaar praten over de dingen die er toe doen.

Ik hoop dat deze tips helpen om te komen tot een succesvolle eerste dialoogbijeenkomst. Met daarna een logisch vervolg van meerdere bijeenkomsten binnen het team. Tijdrovend en niet productief? Ik denk van niet. Als een team door het voeren van de dialoog komt tot verbetering dan levert dat uiteindelijk meer plezier en energie op. Negatieve energie wordt nu juist omgezet in positieve energie en in plaats van klagen kom je tot bouwen. Productiever kan het niet worden!