brand swoosh

Een hoge respons op jouw medewerkersonderzoek? Zo pak je dat aan

Een hoge respons op jouw medewerkersonderzoek? Zo pak je dat aan

Een medewerkersonderzoek van SKB wordt binnen een looptijd van 3 weken vaak ingevuld door 65% tot wel 80% van de uitgenodigde medewerkers. Sinds de corona crisis zie ik bij verschillende onderzoeken een lagere respons dan gewoonlijk. Extra belangrijk dus om juist nu goede respons verhogende maatregelen te nemen. Want bij een hogere respons zullen meer medewerkers zich kunnen vinden in het resultaat en betrokken zijn bij de bespreking en aanpak die daarop volgt. 

In mijn werk als analist heb ik al veel werkbelevingsonderzoeken bij SKB mogen begeleiden en de grootste kansen om een goede respons te halen liggen vooral in de voorbereiding vóórdat het onderzoek van start gaat.

Graag deel ik in deze blog mijn tips!

Een goede communicatie: hoe dan?

"Alweer een medewerkersonderzoek, nee toch..?" Het komt voor dat medewerkers vragenlijst moe zijn en het idee hebben dat er toch niets met de resultaten gedaan wordt. Daarom is het zo belangrijk om goed te communiceren en de medewerkers te betrekken bij het onderzoek.

Bij de communicatie rond het onderzoek denk ik aan de vooraankondiging, een verwijzing op het intranet, de uitnodiging van het onderzoek en de informatie bij de vragenlijst. In al deze stukjes informatie aan je medewerkers heb je kans om duidelijk, compleet en consequent te communiceren. Deze teksten hoeven niet lang te zijn, maar deze onderdelen zijn essentieel:

  • Een pakkende onderzoeksnaam die overal op dezelfde wijze terug komt; in de vooraankondiging, de intranetverwijzing, de uitnodiging, de vragenlijst en in de groepsresultaten.
  • Heldere doelen van het onderzoek: waarom is het nuttig om de vragenlijst in te vullen? Wat heeft de medewerker daar aan? En wat wordt er met de resultaten gedaan?
  • Concrete planning en aanpak voor na het onderzoek: hoe en wanneer worden de resultaten gedeeld met de medewerkers en hoe worden zij betrokken bij het bespreken ervan?
  • Goede uitleg over de privacyaspecten van het onderzoek.

Betrekken van leidinggevenden

De leidinggevenden van de teams hebben vaak niet zelf de beslissing genomen om het medewerkersonderzoek te laten uitvoeren. Maar zij zijn wel vaak het meest gebaat bij de resultaten van hun eigen team. Betrek daarom vanaf het begin de leidinggevenden zodat zij het onderzoek bij hun teamleden onder de aandacht zullen brengen. Laat de leidinggevenden weten welk teamresultaat straks voor hen zal worden gemaakt en geef ze ook inzicht in de respons van het team tijdens het onderzoek.
quote
Sjors Riemslagquote background

Wees open over privacy. Leg uit waarom het onderzoek volledig betrouwbaar is en wat er gebeurt met de antwoorden van de medewerker.

Sjors Riemslag, senior analist

Maak de uitnodiging persoonlijk en benadruk privacy

SKB verstuurt de uitnodigingen voor het onderzoek naar de persoonlijke mailadressen van de medewerkers. Uiteraard in volledige vertrouwelijkheid; wij houden ons aan strikte privacyregels. Ik adviseer altijd om daar open over te zijn en het zo persoonlijk mogelijk te maken. Spreek de medewerker bijvoorbeeld aan met de voornaam, leg uit waarom het onderzoek volledig betrouwbaar is en wat er gebeurt met de antwoorden van de medewerker. De verwerking van de resultaten gebeurt op anonieme wijze door SKB en de individuele antwoorden kunnen nooit worden achterhaald. De medewerker zal namelijk eerder willen meedoen als dat vertrouwen er is.
Wij hebben voorbeeldteksten beschikbaar om te gebruiken of inspiratie op te doen.

In welk groepsresultaat worden de antwoorden meegenomen?

Wanneer je als team wordt uitgenodigd om je groepsresultaten te bekijken, dan kun je vaak niet wachten om op de link te klikken. Die wil je graag inzien. Deze motivatie kan in de uitnodiging voor het invullen van de vragenlijst ook goed worden benut. Het heeft zelfs mijn voorkeur om hierover een zin op te nemen in de uitnodiging aan de medewerker; ‘Jouw antwoorden worden na afloop van het onderzoek meegenomen in de groepsresultaten van het team {naam team} en de afdeling (naam afdeling}'. Dezelfde teamnaam en afdelingsnaam ziet de medewerker terug in het online responsoverzicht zodat tijdens het onderzoek al duidelijk is hoe de respons vordert. En voor ditzelfde team en dezelfde afdeling worden na afloop van het onderzoek groepsresultaten gemaakt.

Ik adviseer daarom altijd dat de organisatiestructuur goed wordt meegenomen in de opzet van het onderzoek. Bepaal bijvoorbeeld al voor de start van het onderzoek hoe kleine groepen eventueel kunnen worden samengenomen zodat voor de meeste medewerkers al duidelijk is in welke analysegroep zij vallen.

Benadruk wat er met de groepsresultaten wordt gedaan

Wanneer verwacht je de groepsresultaten? En worden deze resultaten ook snel met de medewerkers gedeeld? Kunnen de teams direct aan de slag met hun eigen resultaten om verbeteracties door te voeren? Onze rapportagetool TeamUP is helemaal daarop berekend. Ik adviseer om deze functie maximaal in te zetten. Wanneer je hierover al iets kunt zeggen in de uitnodiging dan is het doel van het onderzoek veel concreter. De medewerkers weten dan waar ze het voor doen.

Geef een beloning

Dit werkt! Veel organisaties kiezen ervoor om een kleine beloning te geven aan de teams die een goede respons halen of zelfs persoonlijk aan alle medewerkers die de vragenlijst hebben ingevuld. Dit kan heel motiverend werken, maar ook hierbij is het belangrijk om het al vóór het onderzoek in de communicatie mee te nemen. Acties die nog tijdens de loop van het onderzoek worden gestart hebben meestal niet zo’n groot effect meer. De grootste respons verhogende acties die ik de afgelopen jaren heb gezien zijn:
  • Een smoothie bon, te besteden in het bedrijfsrestaurant, voor elke medewerker die de vragenlijst invult. De medewerker kan die zelf uitprinten, direct na het invullen van de vragenlijst.
  • Het verloten van enkele IPads of Fitbits onder alle medewerkers die de vragenlijst hebben ingevuld.
  • Een erg mooi initiatief in lijn van het onderzoek is om teams die een goede respons halen een gezamenlijk budget te geven voor een teambuilding activiteit. Dat kan je in de ontspanning zoeken (bijvoorbeeld een escaperoom doen), of in het werk (zoals een teambuilding workshop). Dit zorgt niet alleen voor een hogere respons maar ook voor een directe impuls in de samenwerking.

Als alles klopt, dan zie je resultaat

Een algemene vraag aan alle collega’s om geheel anoniem een vragenlijst in te vullen zal meestal niet tot een gewenste respons leiden. Zij voelen dan geen verbondenheid met het onderzoek en zien er niet de meerwaarde van in. Alleen als alles klopt (een goede communicatie, een betrokken leidinggevende en een concrete mogelijkheid om met het eigen teamresultaat aan de slag te gaan), dan zullen de medewerkers zich betrokken voelen. En dat zie je terug in de respons!