brand swoosh

Hybride werken: welke vragen zijn geschikt?

Hybride werken: welke vragen zijn geschikt?

De afgelopen tijd heeft het werkende leven veel veranderingen doorgemaakt: sommigen slechts van tijdelijke aard, anderen structureel. Voor bijvoorbeeld de zorgmedewerkers is de impact van de coronacrisis natuurlijk groot, en ook in veel andere sectoren zijn de invloeden duidelijk voelbaar. Voor de kantoormedewerkers vraagt het thuiswerken en het hybride werken veel van ieders flexibiliteit en veerkracht.

Veel werkgevers hebben behoefte om bij de medewerkers te peilen hoe zij denken over hybride werken. Waar liggen de wensen van de medewerkers? Wat werkt voor hen goed en wat niet? En wat zijn dan de juiste vragen om te stellen?
quote
Mieke Petersquote background

In ons team werd helder wat nodig is om prettig(er) te kunnen werken op kantoor. We gaan nu experimenteren met flexplekken en er zijn meer (rustige) werkplekken gekomen.

Mieke Peters, adviseur SKB

Bedenk vooraf wat het doel is van het onderzoek

Ik adviseer om eerst goed na te denken over waarvoor je de peiling wilt gebruiken. Is alles nog mogelijk en wil je meningen verzamelen als input voor beleid? Of zijn er bepaalde randvoorwaarden en heb je al een selectie gemaakt uit de mogelijke terugkeervarianten naar kantoor?

Zorg dat je geen valse verwachtingen schept. Geef duidelijk aan wat het doel is van het onderzoek en hoe je de resultaten gaat gebruiken. Als input voor dialoog in het team? Of om het draagvlak te peilen voor een bepaalde beleidskeuze en het daarna, indien nodig, nog bij te stellen? Of heel praktisch: om zicht te krijgen op de kantoorbezetting, het aantal woon-werkkilometers en de behoefte aan thuiswerkvoorzieningen?

Als je de dialoog in het team over hybride werken wilt stimuleren vraag je bijvoorbeeld: ‘wat zijn voor jou redenen om thuis te werken’ of ‘wat zijn voor jou redenen om naar kantoor te gaan’? Als je een bepaald beleid voor ogen hebt, stel je vragen over de varianten die daarbinnen mogelijk zijn, of wat medewerkers nog nodig hebben om goed te kunnen werken binnen dat beleid. En als iedereen vrij is om zelf te kiezen tussen thuis en kantoor vraag je bijvoorbeeld: ‘hoeveel dagen per week zou jij het liefste op kantoor werken'? Hiermee krijg je inzicht in welke kantoorbezetting je kan verwachten en wie je niet meer op kantoor zult zien.

Goede communicatie

Of je nu kiest voor een open inventarisatie of dat je vragen stelt vanuit een beleidskader, zorg ervoor dat je vooraf duidelijk bent in je communicatie. Laat mensen bijvoorbeeld weten dat de opgehaalde informatie gebruikt wordt ter ondersteuning van het nieuwe beleid, maar dat het niet automatisch betekent dat wensen één op één terug zullen komen in dit beleid. Bovendien zullen de meningen ook sterk verdeeld zijn. Bedenk daarom ook of voor iedereen hetzelfde geldt of dat er persoonlijke maatwerkafspraken gemaakt kunnen worden.

Een praktijkvoorbeeld bij ons team

Bij SKB waren we ook benieuwd hoe er over hybride werken werd gedacht: hoe mensen hun werkweek willen verdelen tussen thuis en op kantoor, wat je mist bij het thuiswerken, wat goede redenen zijn om juist op kantoor of thuis te werken en waar rekening mee gehouden moet worden wanneer we weer naar kantoor gaan. Daarom hebben wij voor de zomer intern een Pulse onderzoek uitgezet.

Directeur Lyan Dijkstra: “Het Pulse-onderzoek was een goede manier om ervaring met het thuiswerken en de behoefte om weer naar kantoor te gaan binnen het team te delen. Zodat collega’s, die elkaar wat minder spreken, ook weten hoe de ander erin staat. Zo creëer je een basis voor gezamenlijke afspraken over hybride werken.”

Wat heeft dit opgeleverd?

Veel uiteenlopende antwoorden van de collega’s: verschillen in hoe vaak je naar kantoor wilt en welke redenen er zijn om juist thuis of op kantoor te willen werken.

Over het algemeen beviel het thuiswerken voor de meesten goed; zo was het bijvoorbeeld makkelijker om werk en privé te combineren. Aan de andere kant had niet iedereen voldoende contact met collega’s tijdens het thuiswerken. Informeel contact met collega’s werd ook als belangrijkste reden genoemd om op kantoor te werken. Ook spontaan een vraag aan een collega kunnen stellen en brainstormen werden als belangrijke redenen genoemd om op kantoor te zijn.
Daarnaast hebben collega’s diverse suggesties gegeven wat nodig is om prettig(er) te kunnen werken op kantoor. We gaan nu experimenteren met flexplekken en er zijn meer (rustige) werkplekken gekomen, bijvoorbeeld om met jou als klant te kunnen videobellen!
Vragen vanuit beleid hybride werken

Voorbeeldvragen vanuit beleid

Als je de vraag ‘hoe vaak zou jij het liefst naar kantoor komen?' stelt met de antwoordcategorieën zoals in het voorbeeld hiernaast, is het duidelijk dat mensen in de toekomst gedeeltelijk op kantoor verwacht worden. Hetzelfde kan je doen met het kiezen van een vaste teamdag: wordt het de maandag, dinsdag of donderdag?

Verder kan je uitvragen of medewerkers voldoende hulp krijgen bij het inrichten van hun thuiswerkplek en of ze tijdens het thuiswerken goed met collega's (online) kunnen samenwerken.

Voorbeeldvragen voor een open inventarisatie

Je kunt ook helemaal open aan de inventarisatie beginnen. Dat kan ook met gesloten vragen. Die zijn makkelijker te verwerken en je helpt mensen een beetje op weg door al een aantal suggesties te doen. Geef daarbij ruimte voor andere suggesties waar je zelf nog niet aan gedacht had.

Ook kan je uitvragen wat mensen belangrijke faciliteiten vinden om prettig op kantoor te kunnen werken. Of wat medewerkers nodig hebben om voldoende betrokken te blijven in een (nieuwe) hybride werkvorm.
vragen open inventarisatie hybride werken

Wij denken bij SKB graag mee over de vragen die het beste aansluiten bij jouw organisatie. We hebben daar standaard vragen voor beschikbaar maar kunnen ook op maat helpen bij de juiste formulering van vragen. Neem gerust contact op!