Om medewerkers enthousiast te maken voor deelname is het belangrijk om helder en eerlijk te communiceren. Wat houdt het medewerkersonderzoek precies in en wanneer gaat het van start? Wat is het doel? Wat levert deelname op voor de medewerker zelf en voor de organisatie als geheel? Maak medewerkers duidelijk dat hun deelname verschil uitmaakt en dat er echt wat met hun mening gedaan wordt.

Veel van onze klanten zijn creatief geweest in hun communicatiemiddelen ter bevordering van een hoge respons. Maak, indien mogelijk, gebruik van de afdeling communicatie. Het mooiste is als medewerkers via diverse kanalen geïnformeerd worden over het medewerkersonderzoek. Denk aan een introductie van het onderzoek op personeelsbijeenkomsten en in de werkoverleggen. Ook een goed idee: zorg dat bij alle medewerkers voor een aantal dagen de startpagina van het medewerkersonderzoek als openingspagina van de browser staat ingesteld. Gebruik posters, vooraankondiging(en), mededelingen op intranet of een videoboodschap.

Bij het medewerkersonderzoek van SKB krijg je online inzage in de respons. Maak hier gebruik van en communiceer tijdens het onderzoek over het responsverloop, bijvoorbeeld door de responspercentages van de verschillende afdelingen op het intranet te publiceren. Managers van afdelingen waarvan de respons achterblijft, kunnen hun mensen aansporen om als nog deel te nemen.

Wat ook helpt om de respons te bevorderen is het uitdelen van een beloning. Je kunt bijvoorbeeld een taart of een goede fles wijn cadeau geven voor de afdeling met de hoogste respons, of een bijdrage leveren aan een goed doel voor iedere medewerker die deelneemt.

Om draagvlak voor het medewerkersonderzoek te creëren, is het belangrijk dat het management en de personeelsvertegenwoordiging het onderzoek openlijk steunen. Hierdoor krijgen medewerkers het gevoel dat er daadwerkelijk wat met de resultaten gedaan gaat worden. De leidinggevende stimuleert de medewerkers om mee te doen aan het onderzoek, houdt ze op de hoogte van de ontwikkelingen tijdens het onderzoek en communiceert over hoe er samen aan de slag gegaan wordt met de resultaten.
Belangrijk voor leidinggevenden: vul de vragenlijst zelf ook in!

Als medewerkers het vermoeden krijgen dat hun antwoorden mogelijk door meerdere ogen gelezen worden, is de kans groter dat ze de vragenlijst niet invullen of alleen sociaal wenselijke antwoorden geven. Het is daarom heel belangrijk om helder te communiceren over privacy. Benadruk expliciet voorafgaand aan het medewerkersonderzoek dat jouw organisatie alleen rapportages krijgt op groepsniveau. De uitkomsten zijn nooit terug te leiden tot individuen.

SKB beheert als onafhankelijk onderzoeksbureau alle data en hanteert daarbij strikte regels ten aanzien van de privacy van de medewerkers. Alleen een arbodienst, arts of vergelijkbare professional krijgt, indien van toepassing, individuele rapportages. Informeer jouw medewerkers hierover en wees voorbereid op vragen over anonimiteit.

Bespreek de resultaten met de medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld in een algemeen werkoverleg of in een teamoverleg. Je geeft medewerkers de gelegenheid om te reageren en vraagt of zij zich herkennen in de resultaten. Zo kom je tot onderkenning van alle zaken die voor verbetering vatbaar zijn én de zaken die juist goed gaan. Maak samen met de medewerkers een plan van aanpak voor verbeteracties, zowel op teamniveau als op organisatieniveau. Dit kan met onze interactieve verbetertool TeamUP.

Bewaak de uitvoering van deze plannen en communiceer over elke actie of verbetering die is genomen. Hierdoor zien medewerkers dat hun mening er echt toe doet, wat een hoge respons bij het volgende medewerkersonderzoek bevordert. Bovendien zie je bij een herhaalmeting direct of de genomen maatregelen ook daadwerkelijk tot verbetering hebben geleid.