In het verleden belandden de resultaten van het Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) nog wel eens op de stapel van to do’s. Met als gevolg dat er te weinig aandacht werd besteed aan de opvolging. Dit keer moest het helemaal anders. HR adviseur Kirsten Traas wilde niet alleen een betrouwbaar beeld van de werkbeleving en tevredenheid van Niacet-medewerkers, vooral wilde ze ervoor zorgen dat er dit keer ook écht wat met de resultaten gedaan werd. Want een prettige werksfeer en energieke medewerkers zijn belangrijk voor Niacet. En als er verbetering nodig is, dan willen ze daarvoor zorgen.
Op advies van een bekende schakelt Kirsten SKB in voor het MTO.
Op advies van een bekende schakelt Kirsten SKB in voor het MTO.
Goede voorbereiding en hoge respons
Niacet is een producent van propionaten en acetaten, vooral op het gebied van levensmiddelen- en farmaceutische industrie. Belangrijk was om goed zicht te krijgen op o.a. de lichamelijke belasting van productiemedewerkers, op de werkdruk, op vitaliteit, leiderschap, betrokkenheid en de organisatiecultuur.
Dat begint met een goede voorbereiding. Zo zijn de OR en het MT er vanaf het begin bij betrokken om draagvlak te creëren en is er veel aandacht besteed aan de communicatie. De boodschap moest helder worden: dit keer gaan we per team aan de slag met de resultaten om knelpunten, waar nodig, aan te pakken. Ook de waarborging van de privacy door SKB, als onafhankelijk bureau, was belangrijk. Kirsten: “De respons op het onderzoek werd uiteindelijk 80 procent, daar zijn we heel blij mee”.
Dat begint met een goede voorbereiding. Zo zijn de OR en het MT er vanaf het begin bij betrokken om draagvlak te creëren en is er veel aandacht besteed aan de communicatie. De boodschap moest helder worden: dit keer gaan we per team aan de slag met de resultaten om knelpunten, waar nodig, aan te pakken. Ook de waarborging van de privacy door SKB, als onafhankelijk bureau, was belangrijk. Kirsten: “De respons op het onderzoek werd uiteindelijk 80 procent, daar zijn we heel blij mee”.
.png "quote")
Ook bij afdelingen waar aanvankelijk weinig werd gepraat, zorgde het MTO er toch voor dat de knelpunten op tafel kwamen.
Kirsten Traas, HR adviseur Niacet
Eigen regie werd niet altijd gepakt
Een goede start dus, maar er waren ook struikelblokken. Ondanks de goede voorbereidingen pakten niet alle teamleden en teamleiders direct de regie om ook daadwerkelijk met verbeterpunten aan de slag te gaan. Kirsten: “Aan de hand van de rapportage tool TeamUP, heb ik samen met elk team en de leidinggevende een plan van aanpak gemaakt. Met een top 3 van verbeterpunten. Maar dit werd niet overal opgepakt”.
Hoe kwam dat?
Kirsten: “Bij een aantal teams ging het heel goed, die gingen actief met de verbeterpunten aan de slag. Maar bij andere teams was het lastiger. Bij sommigen gaat het werk 24/7 door en kon niet altijd de omslag gemaakt worden naar: wat kunnen we er zelf aan doen, wat kunnen we zelf bijdragen? Toch was het heel goed om de gesprekken te voeren: zo’n omslag heeft misschien ook meer tijd nodig”.
Niacet wil dan ook voor het komend MTO een adviseur van SKB inschakelen om leidinggevenden te begeleiden om met de resultaten aan de slag te gaan. Kirsten: “Een externe adviseur heeft wat meer afstand en SKB heeft veel ervaring hiermee. Ik denk dat dat goed gaat werken. HR initieert en faciliteert, maar het zijn uiteindelijk de leidinggevenden en de medewerkers die de regie voor verbetering moeten pakken”.
Niacet wil dan ook voor het komend MTO een adviseur van SKB inschakelen om leidinggevenden te begeleiden om met de resultaten aan de slag te gaan. Kirsten: “Een externe adviseur heeft wat meer afstand en SKB heeft veel ervaring hiermee. Ik denk dat dat goed gaat werken. HR initieert en faciliteert, maar het zijn uiteindelijk de leidinggevenden en de medewerkers die de regie voor verbetering moeten pakken”.
Aan de slag met verbeterpunten
De interne communicatie was een verbeterpunt. Om dit aan te pakken stuurt Niacet nu twee-wekelijks een nieuwsbrief over wat er intern speelt; dat wordt heel positief ontvangen.
Voor fysieke belasting is er gekeken hoe er slimmer gewerkt kan worden, bijvoorbeeld door minder of anders te bukken. Heel praktisch eigenlijk.
Ook wil Niacet de onderlinge samenwerking tussen afdelingen verbeteren. Er is onvoldoende communicatie tussen en soms ook binnen de afdelingen, zo bleek uit het MTO. Dat kan wel eens tot misverstanden leiden of onbegrip. Zo was er bij een team sprake van verwachtingen die onderling niet naar elkaar werden uitgesproken. Er is toen een aantal meetings gepland waarin de onderlinge verwachtingen besproken werden en ook of die verwachtingen realistisch waren. Dat creëerde meer begrip voor elkaar.
Voor fysieke belasting is er gekeken hoe er slimmer gewerkt kan worden, bijvoorbeeld door minder of anders te bukken. Heel praktisch eigenlijk.
Ook wil Niacet de onderlinge samenwerking tussen afdelingen verbeteren. Er is onvoldoende communicatie tussen en soms ook binnen de afdelingen, zo bleek uit het MTO. Dat kan wel eens tot misverstanden leiden of onbegrip. Zo was er bij een team sprake van verwachtingen die onderling niet naar elkaar werden uitgesproken. Er is toen een aantal meetings gepland waarin de onderlinge verwachtingen besproken werden en ook of die verwachtingen realistisch waren. Dat creëerde meer begrip voor elkaar.
Pulse als tussentijdse thermometer
Niacet heeft tussendoor ook Pulse onderzoek ingezet om meer inzicht te krijgen in thema’s die op dat moment speelden, zoals het effect van corona op het welzijn van de medewerkers. Ook geeft Pulse houvast om goed te blijven monitoren op actiepunten uit het MTO.
Kirsten: “Pulse is laagdrempelig, kort en handig om inzicht te krijgen in wat er op dit moment leeft bij bijvoorbeeld een team. Je hebt snel een paar vragen uitgezet. Hierdoor kun je gericht schakelen en goed vinger aan de pols houden”.
Kirsten: “Pulse is laagdrempelig, kort en handig om inzicht te krijgen in wat er op dit moment leeft bij bijvoorbeeld een team. Je hebt snel een paar vragen uitgezet. Hierdoor kun je gericht schakelen en goed vinger aan de pols houden”.
MTO als startpunt voor dialoog
“Wat echt een pluspunt was van het MTO is dat het ervoor gezorgd heeft dat gesprekken op gang kwamen die anders niet hadden plaatsgevonden. Ook bij afdelingen waar aanvankelijk weinig werd gepraat, zorgde het MTO er toch voor dat de knelpunten op tafel kwamen”.
Positieve sfeer
Kirsten merkt dat de sfeer positiever is geworden sinds ze met elkaar in gesprek zijn gegaan over de resultaten: “Ik merk dat de sfeer positiever is, het is gewoon relaxter, ondanks dat we allemaal onder druk staan. Ik ben benieuwd of we dat ook terugzien als we dit najaar opnieuw gaan meten”.
Op dit moment vindt de herhaalmeting van het MTO plaats. Niacet is heel benieuwd of de inspanningen effect hebben gehad!
Op dit moment vindt de herhaalmeting van het MTO plaats. Niacet is heel benieuwd of de inspanningen effect hebben gehad!