Vaak is het gebruik van spreektaal veel duidelijker dan het gebruik van formele taal. Vermijd (vak)termen die niet meteen voor iedereen duidelijk zijn of geef er goede uitleg bij. Mensen die de taal minder goed beheersen kunnen spreekwoorden en beeldspraken gemakkelijk verkeerd begrijpen. Gebruik bijvoorbeeld niet de stelling “Voor team X is het momenteel alle hens aan dek”.

Stel je een vraag over een specifieke situatie, zorg dan dat je die zo beschrijft, met voldoende detail, dat iedereen aan hetzelfde denkt. “Het werkoverleg duurt te lang”. Weet iedereen over wélk werkoverleg het gaat? Zo nee, maak dat dan expliciet. “Het maandelijks werkoverleg van Team X duurt te lang”.

Voorbeeld: “Mijn collega’s zijn vakbekwaam en staan voor elkaar klaar” of “Vind je het eten in de kantine lekker en betaalbaar?“ Als het antwoord ‘ja’ is, betekent dat dan dat het eten lekker is, dat het betaalbaar is of beiden? Maak er twee vragen van :“Is het eten in de kantine lekker?” en “Is het eten in de kantine betaalbaar?”

Weet jij meteen wat er bedoeld wordt met de volgende stelling? “Het niet communiceren over belangrijke zaken vind ik niet kunnen” of “Ik heb nooit te weinig werk te doen”. Duidelijker is dan: “Ik hoor voldoende over de gang van zaken in de organisatie” en “Ik heb te veel werk te doen”.

Let er op dat iedereen het antwoord kan geven dat van toepassing is. Zorg dat er geen opties ontbreken en voeg zo nodig een categorie “anders” of iets dergelijks toe.

Stel dat je als organisatie wilt inventariseren hoe de medewerkers naar het werk komen, dan zijn de logische antwoordopties: auto, motor, openbaar vervoer, brommer, fiets, lopend, maar misschien ontbreekt er dan toch nog wat. Je kunt dan minder voor de hand liggende aanvullingen doen, zoals: taxi, step, skateboard, maar dan heb je nog steeds de mogelijkheid dat je niet volledig bent: liftend, inline skates. Kortom, kies de antwoorden die voor grofweg 90% van de doelgroep relevant zijn en maak een restcategorie voor de overige opties.

Antwoordopties hoor je snel te kunnen kiezen na het lezen van de vraag. Als je bij de antwoordopties te lang moet nadenken, vult dat niet prettig in. Kies er dan voor om van de lange(re) opties aparte vragen te maken. Bijvoorbeeld de algemene vraag: “Wat vond je van de cursus?”

Gebruik dan niet:

• Goede balans tussen theorie en praktijk, waardoor we voldoende zelf konden oefenen.
• Goede trainer en goede locatie, die goed bereikbaar was.
• De cursus sloot goed aan op de praktijk en gaf tips die ik goed kan gebruiken in mijn werk.

Slimmer is het om hier dan meerdere, concrete stellingen van te maken:

• De cursus had een goede balans tussen theorie en praktijk
  helemaal mee eens | mee eens | neutraal | mee oneens | helemaal mee oneens
• Er was voldoende ruimte in het programma om zelf te oefenen met de stof.
  helemaal mee eens | mee eens | neutraal | mee oneens | helemaal mee oneens
• Ik vond Naam trainer een inspirerende trainer.
  helemaal mee eens | mee eens | neutraal | mee oneens | helemaal mee oneens
• etc.

Een vraag als: “Vind je ook niet dat .... beter moet?” geeft al een duidelijke negatieve richting en verwachting mee. Beter is het om een vraag positiever in te steken en bijvoorbeeld een stelling te hanteren: “Ik ben tevreden over .....”. Helemaal mee eens t/m helemaal mee oneens.

Soms zie ik vragenlijsten voorbij komen, waarin niet alleen mogelijke problemen worden geïnventariseerd, maar ook al meteen informatie wordt opgehaald over mogelijke oplossingen van die mogelijke problemen. Probeer in een vragenlijstonderzoek niet te veel in één keer te willen. Bespreek eerst de resultaten van de inventarisatie en denk dan verder na over mogelijke maatregelen. Als je die ook nog wilt toetsen dan kan dat later weer met een kort, nieuw onderzoekje. Zo voorkom je verwarring bij de deelnemers en stel je geen overbodige vragen.